AI活用でPDFをExcelに変換！会計・経理業務を劇的に楽にするGPT／Gemini活用術

はじめに

近年、会計・経理の現場では

・紙やPDFで届く請求書・明細の手入力負担を軽減したい

・紙やPDFをデータにして効率よく会計ソフトに取り込みたい

といった声が急速に増えています。

一方で、
「どのツールを使えばいいかわからない」
「検討する時間が取れない」
という方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、ChatGPT や Google Gemini などのAIを使って、PDFをExcelデータへ変換する方法を、会計事務所・経理担当者向けにわかりやすく紹介します。

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GPT・GeminiでPDFをExcel化できる仕組みとは？

AIの“構造化”能力とは？

AIはPDF内の文字・表・レイアウト・画像を解析し、行・列の構造を再構築できます。
その結果、Excel／CSV形式の“扱いやすいデータ”として出力できるのが最大の特徴です。

どんなPDFに対応できる？

• スキャンされた請求書・領収書
• WebでダウンロードしたPDF明細
• 発注書・納品書の一覧表
• 複数ページの表形式ドキュメント

幅広いフォーマットをAIが読み取り、データ化してくれます。

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GPT・GeminiでPDFをExcelに変換する手順

1. PDFをアップロード
2. 「このPDFをExcel形式（CSV）に変換して」と指示

この時、出力項目や並び順の指定も可能です。

通帳データであれば「日付、摘要、入金、出金残高の順で」といった指示を出します。

3. AIが出力した表をダウンロード

このように専門知識も不要でExcel(CSV)に変換することが可能です。

例として２つのPDFをGeminiで変換してみます。

【例１：通帳pdf】

通帳のPDFをGeminiにアップロードし、今回は「添付データをcsvに貼り付けできる形式にしてください。日付、摘要、入金、出金、残高の順でお願いします。」と指示しました。
するとGeminiから出力結果が返ってきます。イメージは次の通りです。

【例2：手書き出納帳pdf】

手書きの文字も認識することができます。同じくGeminiにアップロード後、指示を出します。
今回は「添付画像をcsv形式にしてください。」とシンプルな指示を出しました。
Geminiのイメージは次の通りです。

変換する手順について、詳細については次のURLでもご確認いただけます。

【HAYAWAZA×生成AI？！経理業務の新常識！】https://hayawaza.plus/column/8257/

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AIを使うメリット

• 手入力・転記ミスの大幅削減
• 作業スピードが大幅向上
• 無料で利用可能（条件付き）
• 複雑なPDFでも比較的高精度で抽出可能

注意点：

AIは万能ではないため、読み取り精度が100%ではない

• 行ズレ
• 数値の桁飛び
• 日付や文字の誤認識

など、小さな誤差が発生することがあります。最終チェックは必須です。

フォーマットの統一化

異なる種類のPDFが大量にある場合、フォーマットを統一するための修正作業が負担として残ります。
また、取引先名・金額・個人情報を含むPDFをAIにアップロードする際は、機密情報の取り扱い、利用規約や社内ポリシーを必ず確認しましょう。

一度に処理できるPDFの量には上限がある

GPTやGeminiでは、複数ページ・複数枚のPDFをまとめて読み込んで処理することが可能です。

ただし、ページ数や情報量が多すぎる場合は、途中までしか処理できない、一部のデータが省略される、といった場合があります。

大量のPDFを扱う場合は、複数回に分けて処理するなどの工夫が必要です。

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効率化の進め方：3ステップ・ロードマップ

Step 1：【検証】単発のPDFでAIの精度を試す

まずは通帳や請求書、クレジットカードの明細などを使い「日付・金額・取引先等」が正しく抽出されるか確認します。帳票の形式や記載内容によって、AIごとに抽出結果に差が出る場合があります。

修正が必要になる箇所や、どの形式が安定してデータ化できるかを確認するための検証段階です。

Step 2：【小規模運用】定型業務への試験導入

特定の取引先や、月に数件程度の業務からAI変換を導入します。複数のPDFに対して処理ができますが、前述の通り、枚数が多い場合は制限がかかる場合もありますのでご注意ください。

Step 3：【本格運用】AI +HAYAWAZAで「仕訳」まで自動化

安定して処理ができることを確認後、AIで抽出したデータを「HAYAWAZA」に取込、会計ソフトへのインポートまで行います。「データ化」だけでなく「仕訳」まで自動化することで、真の業務効率化が完成します。

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HAYAWAZAが選ばれている理由

• 40種以上の会計ソフトに対応（弥生、MJS、MF、TKC、発展会計など）
• 複雑なExcelでも一度テンプレートを作れば毎月自動化
• 属人化ゼロ・ミスゼロを実現
• 会計事務所での導入多数

AIでPDFからExcelへ変換し、HAYAWAZAを通して仕訳の自動化をすることで、
業務全体の効率が大幅に向上します。

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HAYAWAZAでは、ご希望の帳票（Excel・CSV）をお預かりして、「実際に仕訳にできるか」無料でチェックしております。

「AIでPDFを変換したけど、仕訳に使うところまで自動化したい」
という方は、ぜひお気軽にご相談ください。